Avis de manifestation d'intérêt pour le recrutement de Consultant chargé de l'étude sur l'analyse/évaluation des besoins de formation des professionnels des centrales nationales d'achats membres de l'ACAME et des acteurs de la chaîne d'approvisionnement des produits pharmaceutiques

1. Présentation de l’autorité contractante

L’Association Africaine des centrales d’Achat des Médicaments Essentiels (ACAME) créée en 1996, est une faitière regroupant 22 Centrales nationales d’achats (CNA) réparties en Afrique de l’Ouest et Centrale, en Océan Indien et Maghreb. L’ACAME est actuellement administrée par une Secrétaire Permanente, poste occupé statutairement par la Directrice Générale de la Centrale d’achats des médicaments essentiels génériques et de consommables médicaux (CAMEG) du Burkina Faso.

Les objectifs de l’ACAME tels que définis par ses statuts sont de :

• Défendre et promouvoir les intérêts professionnels et moraux de ses membres ;
• Créer des liens de solidarité entre ses membres ;
• Contribuer à l’approvisionnement régulier des pays africains en médicaments essentiels de qualité et à moindre coût ;
• Adopter progressivement une politique commune d’approvisionnement en médicaments essentiels génériques de qualité ;
• Aider à la création des Centrales d’Achats de Médicaments Essentiels Génériques dans les pays ou régions d’Afrique où il n’en existe pas encore ;
• Promouvoir la prescription, la dispensation et l’utilisation des médicaments essentiels génériques ;
• Entreprendre toute autre activité se rapportant à ses objectifs.

Pour opérationnaliser les objectif sus-évoqués, l’ACAME s’est assignée comme mission de contribuer à améliorer les performances des CNA membres pour rendre disponibles et accessibles géographiquement et financièrement des médicaments essentiels de qualité.

2. Contexte et justification

Les CNA sont des acteurs majeurs des politiques de gratuité ciblée et des dispositifs d’assurance maladie mis en œuvre dans la plupart des 22 pays couverts par l’ACAME. Elles sont associées à l’engagement de leurs États pour l’atteinte de la couverture santé universelle (CSU) d’ici 2030.  Face à ces défis, le renforcement des performances des CNA est devenu un enjeu crucial pour la réussite de ces politiques de santé. Dans ce contexte, les audits institutionnel, organisationnel et qualité, réalisés récemment au sein de ces CNA, ont proposé des mesures correctrices ciblant principalement la gouvernance, la mise en conformité de l’assurance qualité pharmaceutique avec les référentiels internationaux (MQAS/OMS) et le renforcement des ressources humaines des CNA.

Sur ce dernier point, la mise en œuvre de plans de formation professionnelle continue, adaptés aux évolutions organisationnelles, normatives et technologiques des fonctions métiers clés d’une CNA sont ressortis comme un levier important de l’amélioration de leur performance.

Pour actionner ce levier, une résolution a été prise lors de la XXème Assemblée générale de l’ACAME, demandant à son Secrétariat Permanent de s’engager dans la création d’un « Centre de formation et d’expertise de l’Association » (CFEA), répondant aux besoins spécifiques des professionnels évoluant dans les 22 CNA africaines membres.

Pour mettre en œuvre cette recommandation, l’ACAME a obtenu un appui financier d’Expertise France destiné à appuyer la « Création d’un Centre de Formation et d’Expertise de l’association (CFEA) ». Une partie de ces financements est allouée pour solliciter les services de Consultant international pour réaliser une étude destinée à analyser/évaluer les besoins de formation des centrales nationales d'achats membres de l'ACAME et des acteurs de la chaîne d'approvisionnement des produits pharmaceutiques.  

La réalisation de cette étude permettra à l’Association et à ses partenaires à travers le Centre de cibler les formations pertinentes destinées aux acteurs et d’assurer une synergie entre les besoins de formation individuels, l’impératif d’améliorer l’efficience et la qualité du travail et la nécessité de soutenir un développement organisationnel stratégique des CNA membres.

Le CFEA a la vocation de se positionner comme un centre de référence en matière de formation des acteurs de la chaine d’approvisionnement des médicaments et des consommables médicaux dans l’espace francophone africain. 

3. Objectifs de la mission

3.1 – Objectif global

L’objectif global est de réaliser une analyse/évaluation des besoins de formation des centrales nationales d'achats membres de l'ACAME et des acteurs de la chaine d’approvisionnement des produits pharmaceutiques.

3.2 – Objectifs spécifiques

De manière spécifique, il s’agira :

1. Identifier les besoins de formations des managers et de l’ensemble des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique en adéquation avec les évolutions organisationnelles, normatives et technologiques des fonctions métiers clés des CNA ;
2. Analyser/évaluer de façon approfondie les besoins de formation des managers et de l’ensemble des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique ; en adéquation avec les évolutions organisationnelles, normatives et technologiques des fonctions métiers clés des CNA ;
3. Elaborer un plan de renforcement des compétences clés de chaque catégorie d’acteurs identifiés et des expertises à mobiliser ;
4. Proposer des méthodes d’apprentissage de renforcement des capacités : formation en présentiel, à distance, théorique, pratique, etc. ;
5. Elaborer et soumettre un rapport de mission comprenant le rapport de diagnostic, le plan de renforcement des compétences et les méthodes d’apprentissage.

4. Résultats attendus

• Les besoins en formation des managers et de l’ensemble des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique sont identifiés ;
• Les besoins de formation des managers et de l’ensemble des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique sont connus ;
• Un plan de renforcement des compétences clés de chaque catégorie d’acteurs et des expertises à mobiliser est élaboré ;
• Des méthodes d’apprentissage adaptées sont clairement déterminées ;
• Un rapport complet de mission est disponible.

5. Activités à réaliser :

5.1. Activités préparatoires :

Le consultant préparera et soumettra une méthodologie de travail qui précisera entre autres :

1. Sa compréhension de la mission ;
2. Son organisation pour la conduite de la mission ;
3. Son approche méthodologique ;
4. La composition de l’équipe ainsi que le dispositif d’appui-siège s’il y a lieu ;
5. Les curricula vitae des principaux experts de l’équipe ;
6. Le coût détaillé de la mission.

S’il est retenu, il préparera et participera à une réunion de cadrage organisée par le commanditaire. Les principaux résultats attendus de cette réunion de cadrage sont :

• Une même compréhension du contexte, des enjeux de la mission par le Consultant ;
• Une harmonisation des compréhensions de l’approche méthodologique et des méthodes et outils d’investigation proposés par le Consultant (définition des objectifs visés ; définition précise des acteurs ciblés par l’étude ; définition de la méthode d’échantillonnage ; définition des méthodes de récolte de données ; description des outils et des protocoles utilisés ; définition des méthodes d’analyse de données ; etc.)
• Une adoption du calendrier de conduite de la mission et des livrables par étape ;
• Une adoption du dispositif de suivi et de coordination de la mission entre le Consultant et le commanditaire.

5. 2. Activités en rapport avec l’objectif spécifique 1 « Identifier les besoins de formation des managers et des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique »

Sur la base de la méthodologie adoptée, le consultant procédera à la collecte des données auprès des acteurs ciblés de quatre CNA. Les quatre CNA sont idéalement choisies pour représenter chacun des quatre blocs régionaux. Des échanges entre le Consultant    et le Comité de suivi pourront établir définitivement le choix des quatre CNA. Il s’agira de recueillir le plus d’information possible sur la nature des compétences optimales requises, le niveau actuel des compétences, leur rendement, les causes possibles de l’écart entre la situation actuelle et celle qui est désirée ainsi que les différentes pistes de solution. Le consultant affinera ses propositions en identifiant les besoins de formation pour chaque groupe d’acteurs.

5.3. Activités en rapport avec l’objectif spécifique 2 « Analyser et évaluer les besoins de formation des managers et des acteurs de la chaine d’approvisionnement et de logistique »

Cette activité en lien avec le précédent, il s’agira pour le Consultant de poser un diagnostic assez précis des performances attendues et adaptées aux évolutions organisationnelles, normatives et technologiques des fonctions métiers clés des CNA. Il procédera à leur analyse et dressera un tableau synthétique des besoins de formation sous forme de cartographie. Ce tableau précisera entre autres les domaines de compétences-clés, les thématiques à développer, les cibles, les objectifs et les résultats attendus en termes de changement. Ces propositions devront également pouvoir s’inspirer des références ou modèles de centrales d’achat innovantes ayant connu de succès à l’échelle mondiale (Danemark, PAHO des Amériques, etc.). L’identification des besoins devra être faite de façon fine de sorte à éviter les écueils (par exemple des besoins de formation individuel n’ayant pas de rapport avec la performance visée de l’organisation, un diagnostic insuffisant du gap de connaissances, savoir et savoir-faire, etc.).

Une fois établie, il sera soumis à la validation du comité de suivi pour permettre le passage à l’élaboration du plan de formation.

5.4. Activités en rapport avec l’objectif spécifique 3 « Elaborer un plan de renforcement des compétences clés des acteurs ciblés »

Sur la base des résultats précédents, le consultant collectera les données complémentaires et finalisera le plan de formation. En sus des éléments évoqués plus haut, le plan de formation sera traduit sous forme de compétences clés, de liste de thématiques, des cibles visées, de budgétisation détaillée de son opérationnalisation et des expertises à mobiliser pour la mise en œuvre.

5.5. Activités en rapport avec l’objectif spécifique 4 « Proposer des méthodes d’apprentissage de renforcement des capacités : formation en présentiel, à distance, théorique, pratique, etc. ».

Le consultant soumettra des propositions de méthodes d’apprentissage notamment la forme de mise en œuvre du plan de renforcement des compétences. Ces propositions pouvant être fondées sur la base du diagnostic (atouts, forces et faiblesses), le recueil de perceptions des acteurs ciblés, les succès et insuccès lié au mode d’opérationnalisation : formation présentielle, à distance, théorique, pratique, etc.

5.6. Activités en rapport avec l’objectif spécifique 5 « Elaborer et soumettre un rapport de mission comprenant le rapport de diagnostic, le plan de renforcement des capacités et les méthodes d’apprentissage »

Le consultant soumettra un rapport de mission décrivant son déroulement et comprenant les différents livrables évoqués plus haut ainsi que les bases de données (brutes, apurées, fichiers de syntaxe d’analyse des données).

6. Restitution des travaux et production du rapport final

Une réunion de présentation du rapport et des livrables sera organisée par le commanditaire. A l’occasion, le consultant présentera l’ensemble des produits et collectera les contributions pour l’élaboration d’un rapport final qu’il soumettra et dont l’acceptation constituera la fin de la mission.

7. Profil de Consultant

Le Consultant peut être un cabinet/bureau d’étude ou un groupe de Consultant constitué ayant une expertise internationale avérée. Les profils ci-après sont requis.   

 a) Profil du Consultant principal, chef de mission

Qualification

Qualification générale : Etre titulaire d’un Doctorat dans le domaine des sciences pharmaceutiques, ou d’un BAC+5 en Logistique de santé ou tout autre domaine similaire ;

Expérience générale : Au minimum 15 ans d’expérience pertinente dans la chaine d’approvisionnement des produits pharmaceutiques ou de tout autre domaine similaire ;

Expérience spécifique :

• Au moins cinq (5) missions d’évaluation ou d’appui institutionnel en tant que chef d’équipe dont trois (3) sur le plan régional ou international notamment dans les pays membres de l’ACAME ;
• Une bonne connaissance de la chaine d’approvisionnement des médicaments (achat, stockage, distribution) des CNA est un atout.

Aptitudes diverses

• Maîtrise parfaite des logiciels de base : Word, PowerPoint, Excel, internet.
• Bonne connaissance du français et/ou de l’anglais ;
• Facilité de contact, bonne capacité d’analyse, de communication écrite et orale, esprit critique, rigueur ;
• Leadership, bonne aptitude au travail d’équipe et un bon sens du relationnel ;
• Capacité à travailler dans un milieu international et multiculturel.

b) Expert en gestion RH, en management des organisations, ingénierie de la formation ou tout autre domaine similaire :

Qualification

Qualification générale : Etre titulaire d’un diplôme de bac + 5 (équivalent Master 2) en gestion RH, en management des organisations, en ingénierie de la formation ou tout autre domaine similaire ;

Expérience générale : Au minimum 10 ans d’expérience dans les domaines du développement organisationnel (audit, évaluations, études RH, élaboration d’outils) et faire preuve d’une qualification dans le domaine de l’ingénierie de la formation.

Expérience spécifique :

• Au moins trois (3) missions d’évaluation ou d’appui institutionnel sur le plan régional ou international notamment dans les pays membres de l’ACAME ;
• Avoir une bonne connaissance du secteur d’approvisionnement des médicaments est un atout.

Aptitudes diverses

• Maîtrise parfaite des logiciels de base : Word, PowerPoint, Excel, internet.
• Bonne connaissance du français et/ou de l’anglais ;
• Facilité de contact, bonne capacité d’analyse, de communication écrite et orale, esprit critique, rigueur ;
• Leadership, bonne aptitude au travail d’équipe et un bon sens du relationnel.
• Capacité à travailler dans un milieu international et multiculturel

8. Durée de l’étude et calendrier des livrables

8. 1. Durée de l’étude

La mission est prévue pour durer impérativement 45 jours calendaires. La date de démarrage souhaitée est le 15 octobre 2021 et la date de fin de la mission est prévue pour le 30 novembre 2021.

La durée effective des prestations distincte de celle calendaire sera proposée par le consultant qui prendra en compte les durées raisonnables relatives à l’élaboration de la méthodologie, l’identification et l’analyse/évaluation des besoins de formation, le traitement des données, la restitution. 

8.2. Calendrier des livrables (à titre indicatif)

Le Consultant proposera un calendrier de ses principales activités et prenant en compte, les principaux livrables ci-après :

Les livrables devront être soumis au Secrétariat Permanent de l’ACAME en version numérique en dehors de la version finale des livrables qui devra être accompagnée de format papier en 05 exemplaires chacun. Les versions papier du rapport final seront imprimées en couleur.

9. Suivi, contrôle et validation des résultats de la mission

Afin de mieux atteindre les objectifs de la mission, le Consultant travaillera sous la supervision d’un comité de suivi qui sera mis en place par la Secrétaire Permanente de l’ACAME avec la participation d’Expertise France.

Le télé travail devra être intégré comme outil de travail dans les interactions entre le Consultant et le Comité de suivi. La périodicité sera définie de commun accord au cours de la réunion de cadrage.

10. Coût de la consultance

Le contrat sera à prix détaillé en Homme/jour pour les honoraires et les coûts remboursables dont le montant sera déterminé par les offres techniques et financières. Les candidats (es) intéressés soumettront une offre technique et une offre financière.

L’ACAME sélectionnera après évaluation, l’offre ayant le meilleur rapport qualité/prix.

11. Composition de la demande de soumission

Le dossier de candidature sera présenté en deux parties :

a) Une partie technique comprenant :

• Une lettre signée de manifestation d’intérêt adressée à Madame la Secrétaire Permanente de l’ACAME ;
• Présentation du cabinet (brochure, organisation, expérience, domaine d’activité, etc.) ou du groupe de consultant ;
• Les copies des attestations de bonne exécution pour les missions similaires (années de réalisation, coûts, clients, etc.) ;
• Le curriculum vitae détaillé de chacun des 2 consultants daté et signé ;
• Les copies légalisées des diplômes et des attestations ;
• Les coordonnées de contact telles que l’adresse physique, les numéros de téléphone fixe et cellulaires ;
• Trois (03) références à contacter
• Tout autre document renseignant sur l’expertise ou la carrière du candidat.

b)  Une partie financière comprenant :

• Une lettre de soumission de l’offre ;
• Le budget proposé pour la mission ;
• Le détail des coûts composant le budget : Perdiem - Voyage - Frais de visa - Honoraires du consultant, les frais remboursables ;

 La monnaie de l’offre doit être proposée en euros.

 12. Liste non exhaustive de documents disponibles à l’ACAME à consulter

1) Le statut de l’ACAME ;

2) Le règlement intérieur de l’ACAME ;

3) La liste des CNA membres de l’ACAME ;

4) Autres documents pertinents disponibles.